Guía práctica
Pedidos por WhatsApp sin caos: estados y un registro aparte
Cuando los pedidos entran por chat, es fácil perder quién apartó qué. Usa el catálogo para comunicar qué puede pedirse y un registro propio para recordar quién apartó, qué falta comprobar y cuándo toca actualizar la pieza.
Pedidos por WhatsApp
Un chat no reemplaza un registro de pedidos
Disponible, Apartado y Agotado intervienen en lo que puede verse o pedirse en el catálogo. No sustituyen una lista de pedidos con persona, pago, entrega y siguiente paso.
Conserva esos datos en la conversación o en un registro que controles y evita publicarlos en la ficha. La guía principal de catálogo digital explica qué información sí pertenece a la selección pública.
En una semana con 8 conversaciones activas por chat, quien lleva la cuenta a mano puede perder de vista cuál pieza ya tiene dueño. Un registro con nombre, plazo y siguiente paso —aunque sea una nota corta en el teléfono— evita ese cruce sin necesidad de otra herramienta aparte.
Estados iniciales
Dale una función concreta a cada estado
Mostrable permite renombrar y configurar estados. Estas son las reglas con las que llegan los tres iniciales; si las personalizas en Ajustes, revisa que el nombre siga explicando lo que ocurre.
Disponible
Úsalo cuando la pieza se puede ofrecer. Disponible viene configurado para mostrarse y, cuando la pieza está publicada, deja activo “Lo quiero”.
Apartado
Úsalo cuando ya existe un acuerdo de reserva. Apartado viene configurado para mostrarse y desactiva “Lo quiero” mientras la reserva está vigente; cuando vence, revisa qué estado corresponde.
Agotado
Viene configurado para sacar la pieza del catálogo público sin borrarla del panel. Si cambias en Ajustes qué estados se muestran, esa configuración es la que manda.
Del mensaje a la entrega
Un flujo para que cada cambio tenga dueño
- 01
Confirma qué producto está pidiendo
Antes de apartar, confirma nombre, variante, precio y forma de entrega. El acuerdo debe identificar una pieza concreta, no una foto suelta que después nadie reconoce.
- 02
Registra el acuerdo fuera del catálogo
Anota quién pidió, qué falta confirmar y cuándo revisarás la reserva. El estado del catálogo describe el producto; no guarda por sí solo los datos del pedido ni de la persona.
- 03
Pasa la pieza a Apartado
Hazlo cuando exista un acuerdo real, no sólo una pregunta. Así la selección pública deja claro que esa pieza ya no está libre mientras la reserva sigue vigente.
- 04
Comprueba el pago en el medio acordado
El catálogo no cobra el pedido. Confirma cualquier transferencia, efectivo o enlace externo en el banco o proveedor correspondiente antes de tratar la venta como pagada.
- 05
Cierra o libera la reserva
Si la pieza vuelve a estar libre, devuélvela a Disponible. Si ya no la vas a ofrecer, usa Agotado con la configuración inicial para retirarla del catálogo sin perderla del panel.
- 06
Revisa los acuerdos que vencieron
Una reserva vencida puede volver a permitir “Lo quiero” aunque el panel conserve el estado Apartado. Decide si corresponde confirmar, liberar o retirar la pieza y actualízala.
Cierre diario
Revisa el acuerdo y después el catálogo
Empieza por los pedidos que requieren una respuesta. Después comprueba que la selección pública cuente la misma historia: qué sigue libre, qué está reservado y qué ya no se ofrece.
- Cada apartado tiene una persona y una fecha de revisión.
- El estado público coincide con el acuerdo vigente.
- El pago se comprobó fuera del catálogo.
- Las reservas vencidas ya tienen una decisión.
- Lo que no se ofrece salió del catálogo sin borrarse del panel.
Para separar cobro y catálogo, revisa también la guía para cobrar pedidos sin terminal.
Preguntas frecuentes
Dudas comunes al organizar pedidos por chat
- ¿Qué hago si alguien pregunta por una pieza que ya está apartada?
- Explícale que ya existe un acuerdo previo y ofrécele avisarle si se libera. El estado público ya dice que no está disponible; tu respuesta sólo confirma lo que el catálogo muestra.
- ¿Debo anotar cada pedido aunque sea chico?
- Conviene, incluso si es una nota breve en tu teléfono. Sin ese registro, dos personas pueden creer que la misma pieza es suya.
- ¿Cuánto tiempo debo dejar una reserva antes de liberarla?
- Depende de tu negocio: un plazo de 24 a 48 horas es común para acuerdos de pago pendiente. Lo importante es que ese plazo quede claro para quien apartó, no cuánto dure exactamente.
- ¿El registro de pedidos tiene que ser una aplicación especial?
- No necesariamente. Una nota en el teléfono, una hoja simple o un cuaderno funcionan si el hábito de anotar cada acuerdo se mantiene. Lo que importa es que el dato exista en algún lado, no la herramienta.
- ¿Debo avisar cuando libero una reserva vencida?
- No es obligatorio, pero conviene si esa persona sigue interesada: un mensaje corto evita que se entere por otra vía de que la pieza ya volvió a estar libre para alguien más.
- ¿Qué hago si dos personas apartan la misma pieza por error?
- Ofrece la pieza a quien confirmó primero y explica la situación a la otra persona con honestidad; si tienes algo parecido, sugiere esa alternativa. Un registro con hora y fecha ayuda a decidir quién llegó primero cuando la duda existe.
Haz visible lo que sí puedes ofrecer
Publica tu selección y actualiza el estado de cada pieza cuando cambie el acuerdo.