Guía práctica
Cómo llevar el inventario de un negocio pequeño
Sin un registro de existencias, entradas y salidas, es fácil ofrecer algo que ya no tienes o reponer tarde lo que sí se mueve. Llevar el inventario no necesita un sistema complicado: necesita anotar cada movimiento cuando ocurre.
En esta guía
Qué registrar
Cuatro datos por producto
Con estos cuatro datos por producto, el inventario responde de inmediato qué tienes y cuándo reponer.
Existencia actual
Cuánto tienes de cada producto en este momento, para saber de inmediato qué puedes ofrecer sin tener que ir a contar físicamente.
Entradas
Lo que compraste o repusiste, con fecha y cantidad, para explicar por qué la existencia subió de un día a otro.
Salidas
Lo que se vendió, se dañó o se usó de otra forma, con fecha y cantidad, para explicar por qué la existencia bajó.
Aviso de mínimo
Una cantidad de referencia por producto que te avisa cuándo conviene reponer antes de quedarte sin nada que ofrecer.
Paso a paso
Cinco pasos para mantenerlo al día
- 01
Lista tus productos una sola vez
Un renglón por producto es la base del registro; no hace falta repetir la lista cada vez que anotas un movimiento.
- 02
Anota cada entrada con fecha y cantidad
Cuando repones o compras más, registra cuánto entró y cuándo, para que la existencia quede explicada.
- 03
Anota cada salida con fecha y cantidad
Cada venta, uso o pérdida se resta de la existencia en el momento en que ocurre, no al final de la semana.
- 04
Revisa la existencia contra lo que ves en el negocio
De vez en cuando, comparar el número del registro con lo que hay físicamente detecta un error de captura antes de que se acumule.
- 05
Define un mínimo por producto
Cuando la existencia baja de ese número, es momento de reponer antes de quedarte sin ese producto para ofrecer.
Dónde entra el catálogo
El catálogo muestra el estado, no la cuenta
El catálogo reúne foto, nombre, precio y disponibilidad en un link que puedes compartir. Ahí marcas si un producto está disponible, apartado o agotado, y ese cambio se ve igual para todos en el mismo link. Pero el catálogo no cuenta unidades por ti: no lleva el registro de entradas y salidas ni reemplaza tu inventario.
Ese conteo sigue siendo tuyo, aparte del catálogo. Si además necesitas anotar el dinero que entra cada día, la guía de control de ventas diarias explica cómo llevar ese registro por separado.
Un solo cambio, visible en el mismo link
Cuando algo se agota, cambias el estado una vez y todos ven lo mismo en el mismo link, sin tener que avisar por separado a cada persona.
Preguntas frecuentes
Dudas comunes al llevar el inventario
- ¿Necesito un programa para llevar el inventario?
- No necesariamente. Una hoja de cálculo o incluso un cuaderno funcionan si el registro de entradas y salidas se mantiene al día.
- ¿Es lo mismo que el control de ventas diarias?
- No. El inventario registra existencias, entradas y salidas de producto; el control de ventas diarias registra el dinero que entró cada día. Son registros distintos que se complementan.
- ¿Cada cuánto debo revisar el inventario?
- Depende del ritmo del negocio. Revisarlo cuando repones producto o al cerrar la semana suele ser suficiente para detectar diferencias a tiempo.
- ¿Qué hago si el número del registro no coincide con lo que veo físicamente?
- Revisa si falta anotar una entrada o una salida reciente. Si la diferencia persiste, ajusta el registro al conteo físico y anota la fecha del ajuste.
- ¿El catálogo lleva el conteo de mi inventario?
- No. El catálogo muestra el estado que tú marcas para cada producto —disponible, apartado o agotado—; no cuenta unidades ni reemplaza tu registro de entradas y salidas.
Muestra el estado real de cada producto
Sube fotos, precios y disponibilidad, y comparte el enlace donde ya conversas con tus clientes.